El manejo erróneo de las finanzas personales o familiares es un problema común que puede generar dificultades al final de cada mes. Muchas personas no llevan un control detallado de sus ingresos y gastos, lo que les impide planificar correctamente y evitar el sobreendeudamiento o la falta de liquidez.
En este contexto, herramientas como Microsoft Excel pueden ser aliadas clave para estructurar un presupuesto eficaz y optimizar la administración del dinero. Con funciones básicas y fáciles de aplicar por cualquier persona, es posible organizar los gastos, prever déficits y asegurarse de que el dinero alcance hasta el próximo ingreso.
Por esta razón, se presentan varios trucos esenciales en Excel para mejorar la planificación del presupuesto personal, junto con evitar imprevistos económicos desafortunados.
Cómo organizar los ingresos y gastos de forma automática
Uno de los primeros pasos para gestionar el presupuesto es clasificar correctamente los ingresos y los gastos. Para ello, se puede utilizar la función “Tabla Dinámica” de Excel, que permite agrupar y analizar datos de manera sencilla.
Para implementarlo, se deben ingresar todas las transacciones en una hoja de cálculo con columnas para la fecha, la descripción, la categoría (como “alimentación”, “transporte” o “entretenimiento”) y el monto.
Luego, seleccionando estos datos y eligiendo “Insertar Tabla Dinámica”, Excel generará un resumen que facilita la visualización de en qué se está gastando el dinero.
Cómo establecer un límite de gasto mensual y recibir alertas
Para evitar sobrepasar un presupuesto mensual, Excel permite establecer alertas visuales utilizando la función “Formato Condicional”. Esta resalta automáticamente las celdas cuando los gastos superan un límite predefinido.
Si el presupuesto para entretenimiento es de 200 dólares, se puede seleccionar la celda correspondiente y aplicar “Formato Condicional” > “Reglas para resaltar celdas” > “Mayor que”. Al ingresar el límite de gasto, Excel cambiará el color de la celda si se sobrepasa esa cantidad, proporcionando una advertencia inmediata.
Cómo el saldo disponible al final de cada mes
Predecir el saldo disponible al cierre del mes es clave para una buena planificación financiera. Excel permite calcularlo con fórmulas simples como SUMA y RESTA aplicadas a ingresos y gastos.
Creando una celda donde se registre el total de ingresos y otra con la suma de gastos, se puede utilizar la fórmula =A1-A2 (donde A1 es el ingreso total y A2 el total de gastos). De este modo, se obtiene una proyección automática del saldo disponible, lo que ayuda a tomar decisiones antes de llegar a fin de mes.
Cómo registrar y analizar gastos recurrentes del mes
Para evitar que ciertos pagos regulares (como alquiler o servicios) pasen desapercibidos, se puede utilizar la función “BUSCARV” para rastrear gastos recurrentes y compararlos mes a mes.
Creando una lista con los gastos fijos en una hoja separada y luego usando =BUSCARV(A2,Hoja2!A:B,2,FALSO), Excel identificará si un gasto ha sido registrado antes y permitirá hacer un seguimiento a través del tiempo. Esto es útil para detectar aumentos de precios o posibles reducciones en ciertos servicios.
Cómo crear un gráfico para visualizar los gastos en Excel
Las gráficas son una manera eficaz de entender la distribución del presupuesto. La plataforma facilita la creación de gráficos automáticos con la herramienta “Gráfico de Torta” o “Barras”.
Para hacerlo solo hay que seleccionar los datos de la categoría de gastos y el monto correspondiente, luego ir a la pestaña “Insertar” y elegir el tipo de gráfico que requerido. Esto proporciona una representación visual clara que permite identificar qué aspectos del presupuesto requieren ajustes.
Entre tanto, Excel ofrece diversas opciones para optimizar el control de las finanzas personales sin necesidad de conocimientos avanzados. Aplicando estos trucos, es posible estructurar un presupuesto eficaz y evitar los problemas financieros.
Con información de Infobae
